Perché il vecchio gestionale sta rallentando la tua azienda (e come aggiornarlo a Cesena)

Entrando in molte aziende del nostro territorio (dal Cesenate al Forlivese, ma anche verso la costa), vedo spesso macchinari di ultima generazione affiancati da computer che fano girare programmi degli anni '90. Schermate grigie, file Excel che girano via mail per 'sincronizzare' dati tra reparti, e impiegate che ricopiano informazioni dal gestionale a un documento Word. Questo scenario, che sembra normale, sta mangiando i margini operativi.

Quanto costa davvero il 'software che abbiamo sempre usato'?

Molti imprenditori locali evitano di aggiornare il software per paura dei costi. Eppure, il costo maggiore lo stanno già pagando. Un'azienda metalmeccanica locale perdeva circa 15 ore alla settimana solo per riconciliare dati tra il magazzino e la contabilità perché i sistemi non parlavano tra loro (15 ore x 4 settimane = 60 ore/mese pagate a vuoto).

I sintomi che è ora di cambiare (Il problema dei fogli Excel)

• •Il regno di Excel: Se la tua azienda manda avanti processi chiave su fogli Excel che 3-4 persone devono compilare e passarsi, il tuo gestionale ha fallito.
• •Dipendenza dall'ufficio: Se per consultare un dato di magazzino o l'anagrafica di un cliente un commerciale deve fisicamente essere in sede o chiamare l'amministrazione, stai perdendo agilità.
• •Il fornitore è sparito: Hai software creati dalla ditta di fiducia nel 2005 che ora ha chiuso o non fa più assistenza. Ogni aggiornamento di Windows è un terno al lotto.

La soluzione moderna: Le Web App

Come ho fatto anche con l'e-commerce di Globo Ricambi a Gambettola, che doveva interfacciarsi con il loro database storico, la soluzione è creare applicazioni web. Cosa significa? Che il programma non si installa sul pc. Si apre tramite browser (come Chrome) ed è accessibile da qualsiasi dispositivo (Pc, tablet, smartphone del rappresentante), con permessi sicuri. Questo azzera i problemi di installazione e compatibilità.

La paura del blocco aziendale

Il timore #1 è 'e se poi si pianta tutto e stiamo fermi una settimana?'. Un freelance professionista (e locale, che può intervenire letteralmente saltando in macchina in 10 minuti) lavora costruendo il nuovo sistema parallelamente al vecchio. Prima si importano i dati, si testa con un 'team pilota' di dipendenti, e si passa al nuovo sistema solo quando è fluido e rodato.